Business cases são essenciais para boas decisões de negócio e o sucesso de TI. Proporcionam
o alicerce para decisões embasadas sobre o que financiar, o que cortar e como estabelecer prioridades de TI. Também ajudam a definir expectativas corporativas ao apontar com
precisão os benefícios que resultam de novos programas.

Muitas organizações de TI resistem a business cases. A desculpa usual é que dá muito trabalho criá-los. Elaborar e usar business cases consomem tempo e esforço significativos. Bruce J. Rogow, da Vivaldi Odyssey and Advisory, estima que um business case abrangente responde
por 0,25% a 0,75% do custo de desenvolvimento total de um projeto. Parece caro, mas sai muito mais barato do que ter que fazer um grande cancelamento depois.

Algumas organizações argumentam que business cases não são aplicáveis às indústrias onde atuam. Na verdade, business cases são cruciais para todas as indústrias, incluindo governo e organizações sem fins lucrativos. Todas as organizações precisam de uma maneira consistente de avaliar investimentos potenciais com base em dados e na razão, e não apenas na paixão.

Algumas diretrizes para obter os melhores resultados de seus business cases:

Defina um modelo. Cada um tem um formato de business case favorito. Mas, se não houver um modelo corporativo único obrigatório, torna-se difícil ou mesmo impossível fazer comparações.

Atribua responsabilidades apropriadamente. A área de TI não deve preparar um business case sozinha. Uma equipe multidisciplinar deve estabelecer objetivos, escopo, pressuposições importantes e riscos do projeto. O patrocinador executivo tem que quantificar os benefícios do projeto. A área de finanças deve definir custos padrões para cada atividade e cada recurso de
TI (programador/hora, gigabyte/mês e assim por diante). TI precisa definir a abordagem técnica, as exigências de recursos, o cronograma e o custo.

Estime os custos e benefícios com exatidão. Estimativas precisas dependem de pesquisa detalhada, diretrizes padronizadas e estrutura de custos consistente. Em um dos meus clientes, dois grupos calculavam taxas horárias de maneira diferente. Um grupo simplesmente dividia os salários dos programadores por 2.080 horas de trabalho/ano. O segundo grupo juntava salário, benefícios e custos de ocupação e depois dividia por 1.700 horas produtivas. Isso resultava em números mais exatos, porém mais altos. Aparentemente, o primeiro grupo podia executar seus projetos com menos gastos, mas não era real.

Centralize o processo de avaliação. Os CIOs precisam de consenso e apoio de outros
executivos para estabelecer prioridades de TI. Isso tem que vir de um grupo executivo centralizado. Surpreendentemente, muitas empresas não têm este grupo ou, pior ainda, têm múltiplos grupos com responsabilidades sobrepostas ou conflitantes.

Custeie todos os projetos a partir de um pool único de capital. Muitas empresas fazem distinção entre "capital de TI" e "capital de fábrica e equipamento". Empresas sofisticadas adotam a perspectiva dos acionistas e alocam investimentos a partir de um pool único de
capital, obrigando TI a disputar fundos com todos os outros investimentos propostos.
Estabeleça processos de monitoramento. Uma auditoria interna fornece uma avaliação
objetiva do progresso do programa durante o desenvolvimento e a instalação. As
organizações têm que se dispor a cancelar programas se eles saem muito dos trilhos.

Exija responsabilidade pelos benefícios. Garanta que os benefícios prometidos se concretizem. Benefícios só podem ser usufruídos (ou até monitorados) se houver alguém pessoalmente responsável. Empresas inteligentes vinculam a remuneração anual do
patrocinador executivo à oferta dos benefícios prometidos.

Com business cases abrangentes e precisos, sua empresa pode fazer trade-offs embasados e acordar sobre prioridades de TI. A maioria das empresas custeia toda a adequação regulatória primeiro. Em seguida, geralmente elas financiam programas com o retorno mais alto do capital investido. (Existem exceções. De vez em quando, as empresas optam por financiar programas de alto risco e remuneração elevada. Organizações sem fins lucrativos podem custear programas que promovem sua missão mesmo que aumentem os custos.)

As empresas usam abordagens diferentes para definir prioridades, mas é crucial ter uma maneira consistente e claramente compreendida de priorizar todos os investimentos propostos
e segui-la à risca.

Business cases permitem que você compare projetos objetivamente para poder executá-los na ordem que proporciona o benefício máximo para a empresa. Use seus business cases para tomar boas decisões que vão resultar em sucesso corporativo.